導入事例紹介

様々な企業様でご導入いただいています。

社内・外注先との連絡は全てチャットに置き換え。膨大だったメールの数が今では約半分にまで減少!

社内SNSの導入事例「株式会社RocketOn」

株式会社RocketOn

利用範囲 : 社外

2011年5月24日設立。Webサイト制作、運営、Webサービス企画、開発、運営、PC / スマートフォン用の関連商品の販売、海外ソフトウェアの日本国内マーケティングなど、Webサービス関連を展開する企業。

導入前の課題

事業内容、導入前のコミュニケーション手段

Web関連のサイト制作やサービス開発、マーケティングを中心に行っています。クライアントや外注先とのやり取りが多く、導入前は電話とメールを使用していました。

ビジネスチャットを導入しようと思ったきっかけ、目的

○メールの量を減らしたい
見積もり提出やスケジュール調整、制作時における差戻し等の連絡はほぼ全てメールで行っていました。しかし日々溜まりゆく膨大な数のメール処理に、社員はみな辟易しつつありました。
メールの数が増える原因のひとつとして、口頭で伝えれば数秒で済む用件すらも逐一メールでやり取りしているというものがあります。メールは挨拶文が必須で作成手間がかかるため、「承知しました」などの簡易な用件を伝えるのには非効率的です。また数が増えるにつれフォルダ分けしたりなど管理も大変になり、非常に不便を感じていました。
メールで連絡するまでもない用件であれば電話で済ませればよいのですが、電話は相手の時間的都合を配慮する必要があります。
そこで『メールより簡単で、電話より気兼ねなく連絡できるツール』として、私たちはチャットツールに目を付けました。

当初はSkypeなどの個人向け無料チャットで導入を検討しましたが、それらのツールは既に多くの社員がプライベートで使用していました。業務連絡と併用するとなると、仕事とプライベートの区別がつかなくなることやセキュリティ面での不安が懸念されます。そこで仕事専用で使えるセキュアなチャットとして、ビジネスチャットの導入を決断しました。

SMART Messageに決めた理由

SMART Messageを採用したポイント

○ゲスト機能
導入検討を進める中で、1つだけネックとなる問題がありました。それは『自社環境に社外の人を登録すると、その人は社内の誰とでも自由に繋がれてしまう』というものです。社内利用だけでなく外注先(=社外の人)ともチャットを利用する予定であった弊社は、この問題を解消できるサービスとしてSMART Messageの『ゲスト機能』に着目しました。
ゲスト機能とは招待が送れない・グループが作れないなどの機能制限がかけられたアカウントを発行できるというもので、これにより弊社のボトルネックは見事に解消されました。さらにSMART MessageではアカウントのユーザIDがメールアドレスだけでなく任意の文字列でも登録できるので、社外の人にメールアドレスを聞きにくい場合など非常に重宝しています。

ビジネスチャットのゲスト機能

任意の文字列でも登録できる

○導入ハードルが低い
先述のとおり外注先ともチャットを利用する予定であったため、『導入が簡単で使い易いツールであること』を重視して選定を行いました。
SMART Messageを採用する決め手となったのは、この2つです。

  • PC/スマホ共に画面デザインが個人向け無料チャットに近いため使い易く、初めてでも直観的に操作できること
  • PC版はブラウザで動作するWebアプリなのでインストール不要であること

特筆すべきは使用感で、無駄な機能が無くシンプルながら高い利便性を備えたUIは社内でも圧倒的に好評でした。
ビジネスチャットの直観的でシンプルなUI

直観的なUI

導入後の効果

メールの量が約半分に

とにかくメールの数が圧倒的に減りました。今までは【社内/クライアント/外注先】の3者すべてとメールでやり取りしていましたが、SMART Message導入後は【メール:クライアント】【チャット:社内/外注先】のように、連絡ツールを使い分けています。そのおかげでメールの数は約半分にまで減少し、メールボックスもすっきりして管理がしやすくなりました。

Dropbox連携

デザイン制作ではデータファイルのやり取りが頻繁に発生します。弊社では主にDropboxでデータを管理しているため、SMART MessageのDropbox連携は非常に便利です。チャット上でやりとりしたデータをそのままDropboxへ保存できたり、Dropboxからデータを直接チャットへ流したりすることができるため、データファイル共有が非常にスピーディーで効率的になりました。

ビジネスチャットのDropBox連携

『複数人宛て』は、確実にチャットが便利

メールで複数人に送信する場合、メーリングリストやTo/Ccを使用して毎回宛先を指定しなければなりません。しかしチャットなら、一度グループを作ってしまえば宛先を指定する必要がありません。さらに吹き出しデザインの会話形式のため履歴も遡りやすく、複数人で連絡を取り合う際は非常に利便性が高いです。案件毎にグループを作成すればやり取りした情報をまとめて管理することができ、共有したファイルもグループ毎に一覧表示されるため、行方が分からなくなる等の問題が一切無くなりました。

SMART Messageの使いやすさとセキュリティの高さと設定の容易さを1ヵ月間無料でご体験ください。

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